Personvernerklæring

Sist oppdatert: 18.01.2025

Flint Tønsberg Håndball tar ditt personvern på alvor. Vi behandler personopplysninger i tråd med personvernforordningen (GDPR) og kravene fra Norges idrettsforbund (NIF). Her kan du lese hvordan vi behandler dine data, og når du selv eller dine foresatte har ansvar.

1. Hvem er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger?

• Klubben som behandlingsansvarlig: Flint Tønsberg Håndball er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn og brukes i forbindelse med klubbens aktiviteter, inkludert bruk av Spond Club. Klubben bestemmer formål og midler for behandlingen.
• Klubben som databehandler: I tilfeller der Norges idrettsforbund (NIF) fastsetter formål og midler for databehandlingen, som ved rapportering til sentrale idrettsregistre, fungerer Flint Tønsberg Håndball som en databehandler på vegne av NIF.
• Foreldre og spillere: Du eller dine foresatte er selv ansvarlige for personopplysninger som deles utenfor klubbens systemer, som i private grupper, sosiale medier eller andre kanaler.

2. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å:

• Administrere medlemskap og kontingenter.
• Organisere treninger, kamper og arrangementer.
• Kommunisere med spillere og foresatte via Spond Club.
• Oppfylle kravene til medlemsregister og rapportering til Norges idrettsforbund (jmf Forskrift om idrettens medlems og organisasjonsregister § 1-4) 

3. Hvilke opplysninger behandles?

Vi behandler følgende data:

• Grunnleggende informasjon: Navn, fødselsdato, kjønn og kontaktinformasjon (telefon og e-post).
• Deltakelse: Informasjon om lag, aktiviteter og prestasjoner.
• Betalingsinformasjon: For kontingenter og avgifter.
• Helseopplysninger: Kun ved behov og med samtykke (f.eks. allergier).

Du velger selv hvilke opplysninger utover dette du ønsker å dele med oss, og du kan når som helst endre eller oppdatere dine data via Spond. Merk at Norges idrettsforbund (NIF) sjekker medlemsinformasjon mot Folkeregisteret for å sikre korrekt rapportering.

4. Bruk av Spond Club

Vi bruker Spond Club til å administrere medlemskap, organisere aktiviteter og håndtere betalinger.

• Opplysninger som navn og kontaktinfo synkroniseres med Spond Club.
• Kun autoriserte personer, som klubbens styremedlemmer med administrator tilgang, trenere og lagledere, og tillitspersoner på lagene som har verv som er forenlig med et behov for tilgang, har tilgang til opplysningene. Herunder dugnadsansvarlig og miljøkontakter. 
• Spond Club følger GDPR og sikrer trygg lagring av dataene.

Les mer om Sponds personvern her: Sponds personvernerklæring.

5. Når foreldre og spillere er behandlingsansvarlige

Du eller dine foresatte er selv ansvarlige for data i følgende tilfeller:

• Deling i private kanaler: Hvis du deler bilder, videoer eller opplysninger i sosiale medier, meldingsapper eller private grupper. Dette gjelder selv om delingen gjelder klubbrelaterte aktiviteter.
• Oppretting av egne kommunikasjonskanaler: Hvis foreldre oppretter egne grupper for foreldrekommunikasjon utenom Spond Club.
• Behandling av egne data: Når du som spiller eller forelder aktivt velger å legge til ekstra opplysninger i Spond, eller andre systemer klubben ikke har bedt om.

Klubben har ikke ansvar for hvordan personopplysninger deles eller brukes i slike tilfeller.

6. Sammenligning av behandlingsansvar

Situasjon	Behandlingsansvarlig	Forklaring
Klubben bruker Spond Club til å administrere lag, aktiviteter og betalinger.	Klubben (Flint Tønsberg Håndball)	Klubben bestemmer formål og system.
Klubben rapporterer medlemsdata til NIFs sentrale registre.	NIF	Klubben fungerer som databehandler på vegne av NIF.
En forelder oppretter en privat gruppe i en meldingsapp for foreldrekommunikasjon.	Forelderen som opprettet gruppen	Klubben har ikke ansvar for dette.
En spiller/forelder deler bilder fra en kamp på sosiale medier.	Spilleren/forelderen	Deling skjer utenfor klubbens kontroll.
Klubben ber om oppdatering av kontaktinfo via Spond.	Klubben (Flint Tønsberg Håndball)	Klubben initierer og behandler data.

7. Dine rettigheter

Som medlem eller foresatt har du følgende rettigheter:

• Innsyn: Du kan be om en oversikt over hvilke opplysninger vi har lagret.
• Rettelse: Du kan be oss rette feil i opplysningene.
• Sletting: Du kan be om å få slettet opplysninger som ikke lenger er nødvendige.
• Begrensning av behandling: Du kan be oss begrense bruken av dine data i visse tilfeller.
• Dataportabilitet: Du kan få en kopi av dine data i et lesbart format.
• Endring av data: Du kan når som helst oppdatere eller endre dine personopplysninger via Spond-appen. Opplysninger utover det som er et absolutt krav fra klubben, er frivillig å dele.

For spørsmål om rettighetene dine, kontakt oss eller les mer hos Datatilsynet.

8. Oppbevaring og sletting av opplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for klubbens drift eller pålagt av lov (f.eks. bokføringsloven). Når dataene ikke lenger er relevante, slettes de fra våre systemer, inkludert Spond Club.

9. Sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene dine, inkludert kryptering og strenge tilgangsbegrensninger.

10. Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte styres leder via:

E-post: Styreleder